Een belangrijke succesfactor voor een snelle terugkeer in geval van verzuim is contact te houden.
Hier geven wij u enkele handvatten voor het voeren van verzuimgesprekken.

Hoe voer ik een eerste verzuimgesprek: de telefonische ziekmelding

– geef blijk van belangstelling en betrokkenheid
– wees correct en vriendelijk
– de werknemer mag zich niet gedwongen voelen uitspraken te doen over de aard en de oorzaak van de ziekte. In het verzuimgesprek gaat het niet over de medische kant van de ziekte. U mag natuurlijk wel altijd vragen of u iets voor de werknemer kunt betekenen (wachtlijstbemiddeling of bepaalde interventies of hulp; voordeel daarbij is dat interventies voor zelfstandige drogisterijondernemers gefinancierd kunnen worden door St. Werk(t), waardoor financiële drempels worden weggenomen).
– probeer te achterhalen wat er aan de hand is (door het stellen van open vragen). Heeft de ziekte soms een relatie met het werk? De werknemer is niet verplicht om met u over de aard van de ziekte te praten.
– vraag naar de vermoedelijke duur. Het is belangrijk dat u zo snel mogelijk te weten komt hoe lang het ziekteverzuim naar verwachting zal duren. Zodra duidelijk is dat het verzuim langer zal duren, moet u een re-integratiedossier aanleggen en in de zesde week van het verzuim moet de bedrijfsarts op uw verzoek een verzuimanalyse en re-integratieadvies opstellen.
– vraag wat er op het werk eventueel geregeld moet worden (overdracht van werkzaamheden).
– vraag wat u kunt doen, of u eventuele problemen kunt oplossen.
– maak afspraken over verder contact: wanneer spreekt u elkaar weer, wie neemt het initiatief, wordt huisbezoek op prijs gesteld.
– maak een verslagje van het gesprek en de gemaakte afspraken.

Wat doe ik tijdens het verzuim?

• Bespreek met de medewerker op welke wijze en hoe vaak het contact tijdens de ziekte wordt onderhouden. Er kan worden afgesproken dat de medewerker belt. De eerste maand is wekelijks contact wenselijk. Daarna kan de frequentie wat lager zijn, maar minimaal eens per twee weken is zeker aan te bevelen;
• U kunt ook een keer op bezoek gaan. Maar ga nooit op visite tegen de wens van de medewerker in. U kunt het bezoek benutten om extra belangstelling te tonen of eventueel problemen in de privé-situatie vast te stellen. Het is ook een manier om de medewerker op een persoonlijker wijze dan aan de telefoon op de hoogte te houden van het reilen en zeilen op de zaak. U geeft hem zo het gevoel erbij te horen, waardoor de terugkeerdrempel laag blijft;
• Blijf als leidinggevende zoveel mogelijk zélf geïnformeerd door met de medewerker in contact te blijven;
• Laat af en toe ook collega’s interesse tonen. Een bloemetje, een kaartje en regelmatig telefonisch contact kunnen een gevoel van isolement bij de zieke medewerker voorkomen.
• U mag van de medewerker verwachten dat hij zelf ook contact zoekt en houdt;
• Probeer ondertussen de zieke medewerker zo snel als mogelijk (als medisch verantwoord is) aan het werk te krijgen, ook al is het voor een paar uurtjes per dag;
• Vraag na welke aanpassing(en) er voor de terugkeer nodig zijn. De aanpassingen kunnen te maken hebben met de werkzaamheden, de werktijden, het vervoer, de werkdruk of andere omstandigheden, bijvoorbeeld het maken van afspraken over geleidelijke terugkeer op de werkplek;
• Zet de afspraken op papier.
• Houdt de medewerker betrokken bij het bedrijf en de collega; nodig hem uit om eens koffie te komen drinken.

Wat doe ik bij een hersteldmelding?

Het gesprek bij werkhervatting: het terugkeergesprek.

Dit gesprek vindt plaats bij, voor of direct na de hersteldmelding en heeft vooral tot doel de medewerker gerust te stellen, opdat hij zich weer zo snel mogelijk thuis voelt op de werkplek.

• bespreek de actuele situatie op het werk: welke werkzaamheden zijn overgedragen, welk werk is blijven liggen, welke veranderingen zijn er geweest et cetera;
• vraag hoe hij de begeleiding heeft ervaren en vraag om suggesties voor verbetering.

Wat bespreek ik tijdens een gesprek over kortdurend frequent ziekteverzuim?
Sommige medewerkers verzuimen meer dan gemiddeld. Twee keer per maand, drie keer of meer per jaar. Tijd voor een gesprek over de aanleiding, de oorzaken en mogelijke oplossingen. Hoe kunt u zich voorbereiden op een dergelijk gesprek:

• Wees goed op de hoogte van de feiten en som deze ook op aan de medewerker: hoe vaak verzuimde de medewerker in de afgelopen periode, hoe lang duurde het verzuim, welke redenen gaf hij hiervoor op? Vaak blijken de feiten af te wijken van de beleving van zowel de medewerker zelf als de leidinggevende. Door de feitelijke gegevens op een rij te zetten, ontstaat een reëel beeld van het daadwerkelijke verzuim en een gemeenschappelijke basis van waaruit het gemakkelijker praten is;
• Beschrijf de verstorende effecten van het verzuim op het werk en de collega’s;
• Geef de medewerker de gelegenheid zijn verhaal te vertellen. Wees u ervan bewust dat er achter het frequent ziekteverzuim een emotionele lading kan zitten; accepteer daarom ook dat de medewerker stoom afblaast;
• Stel de oorzaak vast: ligt dat bij de medewerker, de taakstelling of de omgeving?;
• Zoek samen naar oplossingen. Hoe duidelijker het is dat u hem serieus neemt, hoe beter het resultaat van het gesprek zal zijn. De medewerker is niet verplicht om de aard van de arbeidsongeschiktheid met u te bespreken. Het is echter belangrijk dat de medewerker zich realiseert dat, indien er werk gerelateerde oorzaken zijn, bespreking daarvan tot oplossingen kan leiden;
• Maak aan de hand daarvan concrete afspraken over verdere acties. Bijvoorbeeld hulp in de vorm van begeleiding bij het werk of in de persoon van de bedrijfsarts of bedrijfsmaatschappelijk werk;
• Bespreek de consequenties bij een ongewijzigd verzuimpatroon. Er kunnen goede redenen zijn waarom de medewerker niet in staat is zijn verzuimpatroon te veranderen. Dan zal een oplossing gezocht moeten worden in bijvoorbeeld overplaatsing naar een andere functie. Maar het ontbreken van gegronde redenen kunnen leiden tot disciplinaire maatregelen. Wees hier duidelijk over;
• Maak een afspraak voor een evaluatiegesprek;
• Maak een verslag van het verzuimgesprek, waarin u de afspraken duidelijk verwoordt. Het moet voorzien zijn van een datum. Ook voor niet direct betrokkenen moet het verslag duidelijk zijn. De medewerker en de leidinggevende ondertekenen beiden het verslag. Is de medewerker hiertoe niet bereid, laat hem dan alleen tekenen voor gezien of ontvangst of reik het verslag uit in aanwezigheid van een derde. Deze werkwijze is nodig met het oog op een eventuele disciplinaire maatregel.

Wat zijn de belangrijkste aandachtspunten en tips bij het voeren van verzuimgesprekken?

Aandachtspunten en tips bij de verzuimgesprekken:

1. Bereid het gesprek goed voor. Een goede voorbereiding is uitermate belangrijk. Voer het gesprek als het ware met uzelf. Verplaats u in de ander en probeer na te gaan wat er achter het verzuim zou kunnen zitten. Bedenk alvast wat u wilt zeggen of vragen. Sta stil bij de wijze waarop u dat gaat doen.
2. Luister goed.
3. Breng rust in het gesprek.
4. Reageer niet verdedigend.
5. Laat de ander in zijn waarde.
6. Probeer eventuele irritaties in toom te houden.
7. Schep helderheid bij onduidelijkheden en leer vage gedachten te benoemen.
8. Probeer vooroordelen achterwege te laten.
9. Wees u bewust van uw machtspositie.
10. Focus op oplossingen.
11. Maak een kort verslag van het gesprek.